THUÊ NGOÀI NHÂN SỰ CÓ THỰC SỰ TIẾT KIỆM CHI PHÍ?

THUÊ NGOÀI NHÂN SỰ CÓ THỰC SỰ TIẾT KIỆM CHI PHÍ?

Đừng chỉ nhìn vào đơn giá lao động. Hãy tính toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp thực sự phải trả.

Thuê ngoài nhân sự có thực sự tiết kiệm chi phí?

Có thể, nhưng không phải cứ thuê ngoài là tiết kiệm. Doanh nghiệp chỉ thực sự tối ưu khi so sánh toàn bộ chi phí của phương án tự tuyển với tổng chi phí thuê ngoài, bao gồm tuyển dụng, quản lý, tiền lương, BHXH, hành chính, thay thế lao động, biến động nhân sự và chi phí do thiếu người.

Có một câu hỏi mà hầu hết CEO, Giám đốc Nhà máy và HR Manager từng đặt ra:

“Tại sao tôi phải trả phí dịch vụ cho một lao động khi tự tuyển người có thể rẻ hơn?”

Đó là một câu hỏi hoàn toàn hợp lý. Nhưng vấn đề nằm ở chỗ: doanh nghiệp đang so sánh hai con số không cùng bản chất.

Một bên là mức lương của người lao động. Một bên là tổng chi phí để doanh nghiệp có được một nguồn nhân lực đủ người, đúng thời điểm, được quản lý và duy trì ổn định. Hai khái niệm đó không giống nhau.

Một CEO giỏi không chỉ nhìn vào đơn giá. CEO phải nhìn vào tổng chi phí sở hữu và vận hành nguồn lực. Và khi nhìn theo cách đó, câu chuyện “thuê ngoài có đắt không?” trở thành một câu hỏi hoàn toàn khác:

“Phương án nào giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu kinh doanh với tổng chi phí, rủi ro và nguồn lực quản trị hợp lý nhất?”

Đây mới là câu hỏi đáng để một doanh nghiệp bỏ tiền ra trả lời.

Tại sao thuê ngoài nhìn có vẻ đắt nhưng doanh nghiệp vẫn có thể tiết kiệm?

Hãy hình dung một nhà máy cần 200 lao động. Doanh nghiệp có thể nhìn thấy ngay:

200 người × 8 triệu đồng tiền lương = 1,6 tỷ đồng/tháng.

Nhưng con số 1,6 tỷ đồng chưa phản ánh toàn bộ chi phí để duy trì 200 người đó. Doanh nghiệp còn phải vận hành phía sau:

Tuyển dụng → sàng lọc → phỏng vấn → nhận việc → đào tạo → ký hợp đồng → chấm công → tính lương → BHXH → quản lý hồ sơ → xử lý nghỉ việc → tuyển thay thế → giải quyết biến động.

Và nếu tỷ lệ nghỉ việc cao, vòng lặp này lặp lại mỗi tháng. Chi phí lớn nhất đôi khi không nằm ở người đang làm việc. Nó nằm ở những người doanh nghiệp phải liên tục tuyển để thay thế người đã nghỉ.

Đó là lý do việc đánh giá thuê ngoài chỉ bằng “phí dịch vụ trên đầu người” rất dễ dẫn đến một quyết định sai.

CEO đang tiết kiệm tiền hay chỉ đang chuyển chi phí từ nơi này sang nơi khác?

Đây là điểm mà các quyết định thuê ngoài thường bị đánh giá sai. Một doanh nghiệp có thể nói:

“Tôi tự tuyển thì không mất phí dịch vụ.” Đúng. Nhưng doanh nghiệp có thực sự không mất chi phí? Nếu một HR Manager phải dành phần lớn thời gian để tuyển lao động phổ thông, đó là chi phí. Nếu HR phải liên tục xử lý hồ sơ thay thế, đó là chi phí. Nếu quản đốc phải dành thời gian đào tạo người mới thay vì quản lý năng suất, đó là chi phí. Nếu dây chuyền thiếu 30 người và phải tăng ca để bù đắp, đó là chi phí. Nếu một đơn hàng bị chậm vì thiếu người, đó có thể là chi phí rất lớn.

Chỉ có điều, những chi phí này nằm rải rác ở các bộ phận khác nhau nên không xuất hiện thành một dòng duy nhất trên báo giá nhân sự. Vì vậy, doanh nghiệp rất dễ nhìn thấy “phí thuê ngoài” nhưng không nhìn thấy “chi phí tự làm”.

Tổng chi phí nhân sự thực sự gồm những gì?

Một cách tiếp cận thực tế là sử dụng tư duy TCO – Total Cost of Ownership, tức tổng chi phí để duy trì một nguồn nhân lực đáp ứng được yêu cầu kinh doanh.

Lưu ý: Thuê ngoài không làm mọi chi phí biến mất. Giá trị nằm ở việc phân bổ lại nguồn lực, trách nhiệm và chi phí theo một mô hình có hiệu quả hơn.

Chi phí nhân sự “ẩn” nào đang làm doanh nghiệp tốn nhiều tiền nhất?

1. Chi phí tuyển dụng liên tục

Một vị trí nghỉ việc không chỉ tạo ra một vị trí trống. Nó tạo ra cả một chuỗi công việc:

Tìm người → phỏng vấn → nhận việc → đào tạo → theo dõi → thay thế nếu không đạt.

Nếu doanh nghiệp có 500 lao động và tỷ lệ biến động bình quân chỉ cần ở mức 5%/tháng, về mặt minh họa đã có khoảng 25 vị trí cần được xử lý trong một tháng.

25 vị trí không phải là 25 bộ hồ sơ. Đó là 25 lần tuyển, 25 lần nhận việc, 25 lần đào tạo và hàng loạt giờ làm việc của HR, quản lý trực tiếp và các bộ phận liên quan. Đây chính là chi phí mà báo giá lương thường không phản ánh.

2. Chi phí do HR bị kéo vào công việc vận hành

HR đáng lẽ phải tập trung vào:

• Hoạch định nguồn nhân lực;

• Chính sách tiền lương;

• Quan hệ lao động;

• Giữ chân nhân sự;

• Đào tạo;

• Phát triển đội ngũ;

• Văn hóa doanh nghiệp.

Nhưng nếu mỗi ngày HR phải giải quyết:

“Thiếu 10 người.”
“Ngày mai cần thêm 20 người.”
“5 người nghỉ.”
“3 người không đến nhận việc.”
“Cần tuyển gấp.”

thì HR đang trở thành bộ phận chữa cháy nhân sự. Đây không chỉ là vấn đề năng suất của HR. Đó là vấn đề về cách doanh nghiệp đang tổ chức nguồn lực.

Chi phí đắt nhất có thể là chi phí do thiếu người

Một nhà máy thiếu người có thể phản ứng bằng cách tăng ca. Tăng ca giải quyết được vấn đề trong ngắn hạn. Nhưng nếu tình trạng thiếu người kéo dài, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với:

• Chi phí làm thêm tăng;

• Áp lực lên người lao động;

• Năng suất giảm;

• Chất lượng bị ảnh hưởng;

• Quản lý sản xuất quá tải;

• Tiến độ giao hàng bị đe dọa;

• HR phải tuyển liên tục;

• Nguy cơ mất ổn định lực lượng lao động.

Và đây là điều CEO cần đặc biệt lưu ý:

Một lao động thiếu không chỉ là một người chưa được tuyển. Đó có thể là một phần công suất mà doanh nghiệp không thể khai thác.

Đối với nhà máy, công suất không được khai thác cũng là một dạng chi phí.

Vậy doanh nghiệp nên tính thuê ngoài nhân sự như thế nào?

Có thể bắt đầu bằng một phép tính rất đơn giản:

Phương án 1: Tự quản lý

Tổng chi phí =

Lương + các khoản đóng theo quy định + tuyển dụng + đào tạo + quản lý + hành chính + Payroll/BHXH + tuyển thay thế + chi phí do thiếu người + các chi phí liên quan khác.

Phương án 2: Thuê ngoài

Tổng chi phí =

Phí dịch vụ theo hợp đồng + các khoản doanh nghiệp vẫn trực tiếp chịu + chi phí quản lý nội bộ còn lại.

Sau đó so sánh:

Tổng chi phí phương án A ↔ Tổng chi phí phương án B

Nhưng chưa đủ. CEO còn phải hỏi:

Phương án nào cung cấp người nhanh hơn?

Phương án nào ổn định hơn?

Phương án nào khiến HR giảm tải?

Phương án nào giúp doanh nghiệp tăng hoặc giảm nhân lực linh hoạt hơn?

Phương án nào có rủi ro pháp lý và vận hành được kiểm soát tốt hơn?

Đó mới là bài toán hiệu quả thực sự.

5 trường hợp doanh nghiệp nên nghiêm túc cân nhắc thuê ngoài

Nếu doanh nghiệp đồng thời gặp 3/5 vấn đề trên, đây là thời điểm hợp lý để thực hiện một bài toán TCO thay vì tiếp tục tuyển dụng theo cách cũ.

Đây không phải ngưỡng pháp lý hay công thức bắt buộc. Đó là một nguyên tắc quản trị để doanh nghiệp biết khi nào cần dừng lại và tính lại bài toán nhân lực.

Có phải cứ thuê ngoài là doanh nghiệp sẽ tiết kiệm?

Không.

Và một đơn vị cung ứng nhân lực chuyên nghiệp không nên hứa với khách hàng rằng:

“Thuê chúng tôi chắc chắn sẽ rẻ hơn tự tuyển.”

Bởi không có một tỷ lệ tiết kiệm cố định áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Một nhà máy có lực lượng lao động ổn định, tỷ lệ nghỉ việc thấp, HR mạnh và quy trình quản trị hiệu quả có thể không cần thuê ngoài nhiều. Ngược lại, một doanh nghiệp đang mở rộng nhanh, biến động nhân sự lớn và HR quá tải có thể thu được giá trị rất lớn từ thuê ngoài.

Thuê ngoài không phải một chiếc “máy giảm chi phí”.

Nó là một mô hình quản trị nguồn lực. Giá trị của nó phụ thuộc vào việc doanh nghiệp thuê đúng việc, đúng thời điểm và đúng đối tác.

Đừng chọn nhà cung cấp có giá thấp nhất. Hãy chọn phương án có tổng chi phí thấp nhất.

Đây là khác biệt rất lớn giữa Purchasing chỉ mua dịch vụ và Purchasing tham gia vào chiến lược kinh doanh. Một nhà cung cấp báo giá thấp nhưng:

• Không đủ nguồn lao động;

• Thay thế chậm;

• Tỷ lệ nghỉ việc cao;

• Xử lý Payroll thiếu chính xác;

• Quản trị hồ sơ không tốt;

• Phản hồi chậm;

• Không có người chịu trách nhiệm khi xảy ra sự cố;

có thể khiến doanh nghiệp tốn nhiều hơn khoản tiền đã tiết kiệm được trên báo giá.

Ngược lại, một nhà cung cấp có mức phí cao hơn nhưng cung cấp được nguồn nhân lực ổn định, quản trị tốt và giảm đáng kể tải vận hành có thể tạo ra TCO thấp hơn.

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, Purchasing và HR nên yêu cầu đối tác làm rõ tối thiểu:

1. Đơn giá bao gồm những gì?

2. Khoản nào có thể phát sinh?

3. KPI cung ứng được đo như thế nào?

4. Thời gian đáp ứng nguồn lao động bao lâu?

5. Cơ chế thay thế người nghỉ việc ra sao?

6. Ai chịu trách nhiệm Payroll, BHXH và hồ sơ theo phạm vi dịch vụ?

7. Ai là đầu mối chịu trách nhiệm khi có vấn đề?

8. Cơ chế kiểm soát và báo cáo hàng tháng như thế nào?

Đừng mua một mức giá. Hãy mua một năng lực giải quyết vấn đề.

Nhân Kiệt không chỉ cung cấp người – Nhân Kiệt giải bài toán nguồn lực

Đây là điểm Nhân Kiệt cần được đặt đúng vị trí trong bài toán của doanh nghiệp. Công ty TNHH Cung ứng Nhân lực Nhân Kiệt được thành lập ngày 02/04/2009 và hiện công bố các nhóm dịch vụ gồm cung ứng lao động/Outsourcing, Staffing, Payroll, Fieldforce, BHXH, Back Office và thuế thu nhập cá nhân. Nhân Kiệt cũng công bố giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động số 029/LĐTBXH-GP.

Nhân Kiệt không cần thiết phải trở thành “bộ phận HR bên ngoài” của mọi doanh nghiệp. Điều quan trọng hơn là xác định đúng phần việc doanh nghiệp đang cần giải quyết.

Doanh nghiệp thiếu người?

Nhân Kiệt cung cấp giải pháp cung ứng nhân lực, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận nguồn lao động phù hợp với nhu cầu vận hành. Nhân Kiệt công bố cung cấp nguồn nhân lực trên toàn quốc.

Doanh nghiệp cần mô hình nhân lực linh hoạt?

Dịch vụ cho thuê lại lao động có thể được xem xét đối với những trường hợp đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật.

Đây là lĩnh vực kinh doanh có điều kiện. Pháp luật quy định doanh nghiệp cho thuê lại lao động phải được cấp phép và thời hạn cho thuê lại tối đa không quá 12 tháng; việc cho thuê lại cũng chỉ được thực hiện đối với các công việc thuộc phạm vi pháp luật cho phép.

HR đang quá tải với tiền lương?

Nhân Kiệt cung cấp Payroll, giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn thuê ngoài nghiệp vụ tính lương.

Doanh nghiệp muốn giảm tải nghiệp vụ hành chính và BHXH?

Nhân Kiệt công bố các dịch vụ Bảo hiểm xã hội, Back Office và các dịch vụ hỗ trợ quản trị nhân sự.

Điểm cốt lõi không phải là doanh nghiệp phải thuê tất cả. Điểm cốt lõi là doanh nghiệp có quyền lựa chọn phần nào nên giữ lại để kiểm soát, phần nào nên giao cho một đơn vị chuyên môn để vận hành hiệu quả hơn.

CEO nên hỏi gì trước khi quyết định thuê ngoài?

Không nên bắt đầu bằng:

“Nhân Kiệt báo giá bao nhiêu?”

Hãy bắt đầu bằng 6 câu hỏi này:

1. Tôi đang mất bao nhiêu tiền vì vị trí trống?

2. HR đang mất bao nhiêu thời gian cho tuyển dụng và thay thế?

3. Chi phí quản lý một lao động thực tế là bao nhiêu?

4. Tỷ lệ biến động nhân sự đang khiến doanh nghiệp mất bao nhiêu?

5. Nếu sản lượng tăng 20–30%, doanh nghiệp có đủ người để đáp ứng không?

6. Nếu ngày mai cần tăng hoặc giảm 100 lao động, hệ thống hiện tại có phản ứng đủ nhanh không?

Nếu doanh nghiệp không trả lời được những câu hỏi này, thì chưa nên vội kết luận thuê ngoài đắt hay rẻ. Bởi doanh nghiệp chưa biết chính xác mình đang tốn bao nhiêu cho phương án hiện tại.

Khi nào thuê ngoài trở thành một quyết định chiến lược?

Khi doanh nghiệp nhận ra rằng nhân sự không chỉ là chi phí – nhân sự là năng lực tạo doanh thu và duy trì công suất. Một nhà máy có thể đầu tư hàng chục tỷ đồng vào máy móc. Nhưng nếu không có đủ người để vận hành, công suất đầu tư không được khai thác đầy đủ. Một doanh nghiệp có thể chi hàng tỷ đồng cho marketing và bán hàng. Nhưng nếu đội ngũ hỗ trợ không đủ người, tốc độ phục vụ khách hàng bị giảm. Một công ty có thể có hệ thống HR rất tốt. Nhưng nếu HR bị cuốn vào việc tuyển người thay thế mỗi ngày, HR không còn đủ thời gian để làm chiến lược nhân sự. Thuê ngoài đúng lúc vì thế không phải là “cắt giảm nhân sự”.

Đó là cách doanh nghiệp mua thêm năng lực vận hành mà không nhất thiết phải tự xây dựng toàn bộ năng lực đó từ đầu.

Kết luận: Doanh nghiệp không cần thuê ngoài để “rẻ hơn”. Doanh nghiệp cần thuê ngoài để “hiệu quả hơn”.

Đây mới là bản chất của bài toán. Nếu chỉ nhìn vào đơn giá, thuê ngoài có thể luôn trông đắt hơn. Nhưng nếu nhìn vào TCO – tổng chi phí nhân sự, cộng thêm tốc độ tuyển dụng, khả năng thay thế, mức độ linh hoạt, tải quản trị và rủi ro vận hành, bức tranh có thể hoàn toàn khác.

Một doanh nghiệp tốt không tìm cách trả ít nhất cho nhân sự.

Một doanh nghiệp tốt tìm cách tạo ra giá trị lớn nhất từ mỗi đồng chi phí nhân sự.

Và đó cũng là lý do Nhân Kiệt không nên được nhìn đơn thuần như một nhà cung cấp lao động. Với nền tảng hoạt động từ năm 2009 và hệ thống dịch vụ nhân lực gồm cung ứng lao động, Staffing, Payroll, BHXH, Fieldforce và Back Office, Nhân Kiệt định vị mình như một đơn vị cung cấp giải pháp nguồn lực cho doanh nghiệp.

Từ một vị trí cần tuyển.
Đến một lực lượng cần quản lý.
Từ một bài toán thiếu người.
Đến một bài toán tối ưu nguồn lực.

Đó là nơi một đối tác nhân lực thực sự tạo ra giá trị.

NHÂN KIỆT – GIẢI PHÁP NHÂN LỰC CHO DOANH NGHIỆP MUỐN TĂNG TÍNH LINH HOẠT, KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÀ ỔN ĐỊNH VẬN HÀNH.

Nếu doanh nghiệp đang phân vân giữa tự tuyển, thuê ngoài một phần hay thuê ngoài toàn bộ, đừng bắt đầu bằng việc hỏi “giá bao nhiêu”. Hãy bắt đầu bằng việc tính đúng tổng chi phí hiện tại. Khi bài toán đã rõ, Nhân Kiệt có thể cùng doanh nghiệp xác định mô hình nhân lực phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

1. Thuê ngoài nhân sự có chắc chắn tiết kiệm chi phí không?

Không. Hiệu quả phụ thuộc vào quy mô, tỷ lệ biến động, nhu cầu nhân lực, năng lực HR nội bộ, phạm vi dịch vụ và cách doanh nghiệp tính tổng chi phí. Thuê ngoài chỉ có ý nghĩa khi tạo ra hiệu quả tốt hơn so với phương án tự vận hành.

2. Vì sao phí thuê ngoài có thể cao hơn lương của người lao động?

Vì phí dịch vụ có thể bao gồm nhiều cấu phần ngoài tiền lương, tùy mô hình hợp tác và phạm vi công việc: tuyển dụng, quản lý, Payroll, BHXH, hồ sơ, thay thế nhân sự và các dịch vụ liên quan. Doanh nghiệp cần so sánh TCO, không chỉ so sánh tiền lương.

3. Doanh nghiệp có nhất thiết phải thuê ngoài toàn bộ nhân sự không?

Không. Doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê ngoài từng nhóm công việc hoặc từng nghiệp vụ phù hợp. Cách tiếp cận tốt là xác định đâu là năng lực cốt lõi cần giữ lại và đâu là phần việc có thể giao cho đối tác chuyên môn.

4. Cho thuê lại lao động có bị giới hạn thời gian không?

Có. Theo Bộ luật Lao động, thời hạn cho thuê lại lao động tối đa không quá 12 tháng, đồng thời hoạt động này phải đáp ứng các điều kiện pháp luật và chỉ áp dụng đối với các công việc thuộc danh mục được phép.

5. Khi nào doanh nghiệp nên làm việc với Nhân Kiệt?

Khi doanh nghiệp có nhu cầu tuyển số lượng lớn, nhân sự biến động mạnh, cần tăng/giảm nguồn lực nhanh, HR quá tải hoặc muốn thuê ngoài các nghiệp vụ như cung ứng nhân lực, Staffing, Payroll, BHXH và một số dịch vụ hỗ trợ nhân sự. Nhân Kiệt hiện công bố các nhóm dịch vụ này trên website của công ty.

CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NHÂN LỰC NHÂN KIỆT

Giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động số 029/LĐTBXH-GP · Hoạt động từ tháng 4/2009 · 14 chi nhánh · 63 tỉnh thành

→ Gọi Hotline 0937.344.177 để đặt lịch khảo sát nhu cầu nhân lực số lượng lớn.