Thiếu lao động khiến chậm đơn hàng: Chi phí thực sự lớn hơn bạn nghĩ

Thiếu lao động làm tăng chi phí? Nhân Kiệt cung cấp giải pháp nhân sự kịp thời cho doanh nghiệp

Vì sao thiếu vài chục lao động lại làm trễ cả chuyền sản xuất?

Thiếu lao động không chỉ ảnh hưởng đến thời gian giao hàng. Với một nhà máy có 500 công nhân, việc thiếu 10% nhân sự trong một tháng có thể dẫn đến chi phí tăng ca từ 200-300 triệu đồng theo quy định pháp luật. Ngoài ra, còn có nguy cơ bị phạt giao hàng trễ (thường từ 0,5-2% giá trị đơn hàng mỗi tuần), chi phí cước hàng không gấp 5-10 lần so với đường biển, và nguy cơ bị hạ hạng nhà cung cấp trong kỳ đánh giá tiếp theo. Tổng thiệt hại thường lớn hơn nhiều lần so với khoản tiền lương đã chi. Giải pháp nhanh nhất là bổ sung lao động qua đơn vị cung ứng lao động có giấy phép.

Trong sản xuất, năng lực của một chuyền không chỉ dựa trên trung bình cộng của các công đoạn mà còn phụ thuộc vào công đoạn yếu nhất. Nếu thiếu 5 người ở khâu đóng gói, điều này đủ để kéo giảm sản lượng của 100 người ở khâu lắp ráp phía trước. Đây là lý do vì sao nhiều nhà máy vẫn có đủ số lượng công nhân trên bảng lương nhưng vẫn bị trễ đơn: có người nhưng không đúng công đoạn, ca làm hoặc thời điểm.

Áp lực này đang gia tăng. Theo số liệu từ Cục Thống kê quý I/2026, lực lượng lao động cả nước đạt 53,6 triệu người, trong đó công nghiệp chế biến – chế tạo chiếm 23,5% lao động có việc làm. Tuy nhiên, chỉ khoảng 29,2% lao động có văn bằng, chứng chỉ nghề. Thu nhập bình quân của người lao động đã đạt 9,0 triệu đồng/tháng, tăng 8,5% so với cùng kỳ. Nhân lực phổ thông không còn dồi dào và rẻ như trước, trong khi biến động nhân sự sau Tết và giữa các mùa cao điểm vẫn diễn ra hàng năm.

Hệ quả là khoảng trống nhân sự thường xuất hiện đúng lúc doanh nghiệp cần người nhất, chẳng hạn khi đơn hàng tăng đột biến, khi khách hàng yêu cầu giao gấp, hoặc khi một nhóm lao động nghỉ việc cùng lúc.

Chi phí thực sự của một đơn hàng giao trễ gồm những gì?

Phần lớn doanh nghiệp chỉ ghi nhận nhóm chi phí dễ thấy trên sổ sách. Hai nhóm còn lại thường nằm rải rác ở nhiều bộ phận, hiếm khi được tổng hợp, và đó là phần lớn nhất.

Điểm nguy hiểm nhất nằm ở nhóm thứ ba. Một lô hàng giao trễ có thể chỉ mất vài chục triệu tiền phạt, nhưng một lần bị hạ hạng nhà cung cấp có thể lấy đi hàng chục phần trăm sản lượng của cả năm sau.

Thiếu 50 lao động một tháng, doanh nghiệp mất bao nhiêu tiền?

Dưới đây là bài toán minh họa với nhà máy 500 lao động, làm 26 ngày/tháng, 8 giờ/ngày, chi phí lao động bình quân 43.000 đồng/giờ. Nhà máy thiếu 50 người và chọn phương án tăng ca để bù sản lượng.

Con số 224 triệu đồng chỉ là phần chênh lệch tiền lương. Nó chưa bao gồm tiền phạt, chi phí vận chuyển khẩn cấp, và quan trọng nhất là trần giờ làm thêm theo luật khiến tăng ca không bao giờ bù được toàn bộ 10.400 giờ thiếu hụt. Càng kéo dài, khoảng trống càng lớn.

Vì sao tự tuyển dụng thường không kịp bù đắp thiếu hụt?

Có ba nguyên nhân lặp lại tại hầu hết các nhà máy chúng tôi đã làm việc:

●      Độ trễ của quy trình. Từ lúc duyệt yêu cầu, đăng tin, sàng lọc, phỏng vấn, khám sức khỏe đến khi lao động thực sự đứng chuyền thường mất 3-6 tuần. Đơn hàng gấp không thể chờ đợi chừng đó thời gian.

●      Rủi ro tuyển hụt và bỏ việc sớm. Lao động phổ thông có tỷ lệ bỏ việc trong 30 ngày đầu rất cao. Tuyển 50 người nhưng chỉ còn lại 30 người sau một tháng là tình huống quen thuộc, và toàn bộ chi phí tuyển dụng cho 20 người kia đã bị lãng phí.

●      Chi phí nhân công là định phí. Tuyển chính thức cho một mùa cao điểm 3 tháng đồng nghĩa với việc phải nuôi bộ máy đó cả năm, kèm theo nghĩa vụ bảo hiểm, trợ cấp và rủi ro pháp lý khi cắt giảm.

Nói cách khác, nhà máy đang dùng một công cụ dài hạn để giải quyết một vấn đề ngắn hạn. Đó chính là lý do bài toán này lặp lại hàng năm.

Nhân Kiệt giải bài toán thiếu lao động như thế nào?

Công ty TNHH Cung ứng Nhân lực Nhân Kiệt, hoạt động từ tháng 4/2009, được cấp phép cho thuê lại lao động từ tháng 1/2015 và cung cấp dịch vụ việc làm. Chúng tôi phục vụ khách hàng trên toàn quốc với hệ thống văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội và nhiều tỉnh thành khác. Chúng tôi tiếp cận vấn đề bằng cách giữ lại phần lõi của doanh nghiệp và chuyển giao phần biến động cho đơn vị chuyên trách.

Doanh nghiệp nên làm gì trong 30 ngày tới?

●      Tuần 1: Rà soát công đoạn thắt cổ chai và xác định rõ số giờ công thiếu mỗi tháng, ở khâu nào, ca nào.

●      Tuần 2: Cộng dồn chi phí thực tế của ba nhóm chi phí nêu trên trong 6 tháng gần nhất. Phần lớn doanh nghiệp sẽ bất ngờ với con số này.

●      Tuần 3: So sánh phương án tăng ca, tuyển mới và thuê ngoài dựa trên cùng một mặt bằng chi phí trọn gói cho mỗi giờ công hữu ích.

●      Tuần 4: Chốt phương án và ký hợp đồng nguyên tắc với đơn vị cung ứng để chuẩn bị cho mùa cao điểm tiếp theo, thay vì xử lý khi sự cố đã xảy ra.

Câu hỏi thường gặp

Thiếu bao nhiêu phần trăm lao động thì đơn hàng bắt đầu trễ?

Không có ngưỡng chung cho mọi nhà máy. Điều quyết định là vị trí thiếu người nằm ở đâu. Thiếu 3% nhân sự ngay tại công đoạn thắt cổ chai gây thiệt hại lớn hơn thiếu 15% ở công đoạn còn dư công suất. Doanh nghiệp nên đo theo giờ công thiếu hụt tại từng công đoạn, không đo theo tổng đầu người.

Tăng ca có phải giải pháp rẻ nhất để bù thiếu lao động không?

Không. Bộ luật Lao động 2019 quy định tiền lương làm thêm giờ tối thiểu bằng 150% ngày thường, 200% ngày nghỉ hằng tuần và 300% ngày lễ, đồng thời giới hạn không quá 40 giờ mỗi tháng và 200 giờ mỗi năm với phần lớn ngành nghề. Tăng ca vừa đắt, vừa có trần, vừa làm tăng tỷ lệ lỗi sản phẩm và tỷ lệ nghỉ việc.

Cho thuê lại lao động có hợp pháp tại Việt Nam không?

Có. Đây là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp phải được cấp giấy phép và ký quỹ theo quy định. Khi lựa chọn đối tác, doanh nghiệp cần yêu cầu bản sao có chứng thực giấy phép còn hiệu lực. Nhân Kiệt được cấp phép hoạt động cho thuê lại lao động từ tháng 1/2015 và giấy phép đang còn hiệu lực.

Thuê ngoài lao động có tốn kém hơn tự tuyển không?

Nếu chỉ so đơn giá giờ công thì thuê ngoài có thể cao hơn. Nhưng khi cộng đủ chi phí tuyển dụng, đào tạo, quản lý, bảo hiểm, trợ cấp thôi việc, chi phí tuyển hụt và rủi ro pháp lý, tổng chi phí sở hữu thường nghiêng về phương án thuê ngoài, đặc biệt với nhu cầu mang tính mùa vụ.

Nhân Kiệt cần bao lâu để bổ sung lao động cho nhà máy?

Thời gian phụ thuộc vào số lượng, địa bàn và yêu cầu tay nghề. Sau khi khảo sát nhu cầu, Nhân Kiệt cam kết tiến độ cung ứng bằng văn bản trong hợp đồng, kèm cơ chế thay thế nhân sự và điều khoản xử lý khi không đáp ứng đúng số lượng đã cam kết.

Bắt đầu từ một buổi khảo sát

Nếu nhà máy của bạn đã từng phải tăng ca liên tục, thuê hàng không hoặc xin gia hạn giao hàng trong 12 tháng qua, chi phí thiếu lao động đang lớn hơn con số bạn nhìn thấy trên báo cáo. Nhân Kiệt sẵn sàng khảo sát hiện trạng nhân sự tại nhà máy và đưa ra phương án bổ sung lao động kèm bảng so sánh chi phí trọn gói để ban lãnh đạo ra quyết định.

CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NHÂN LỰC NHÂN KIỆT

Trụ sở: Phòng 202, Tòa nhà 57, số 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Bến Thành, TP. Hồ Chí Minh

Văn phòng Hà Nội: Phòng 701, số 1 ngõ 78 phố Duy Tân, Phường Cầu Giấy, TP. Hà Nội

Website: nhankiet.vn  |  Hotline: 0937.344.177  |  Email: [email protected]